이메일을 통해 친구, 가족 및 동료들과 빠르고 쉽게 대화 할 수 있습니다. 소셜 서클의 사람들과 공유해야하는 정보를 빠르게 접하는 대면 회의가있을 때까지 기다릴 필요가 없습니다. 유감스럽게도 이메일은 수신자의 실시간 또는 실제 존재와 통신하지 않기 때문에 우연히 우리의 메시지를 격렬히 오해 할 수 있습니다. 다른 사람을 슬프거나 화나게하거나 평범하게 강조한다는 것을 알았을 때 전자 메일로 중간 자판에서 자신을 멈출 수 없습니다.
또한 이메일이 너무 많아지고받은 편지함이 길수록 각 메시지에 응답하는 데 걸리는 시간이 줄어 듭니다. 하루 종일 피곤하거나 한밤중에 잠에서 깨어나거나 잠에서 깨우면 전자 메일에 응답 할 수 있습니다. 아마도 휴대 기기를 사용 중이므로 '보내기'버튼을 누르기 전에 신중한 편집이 필요하지 않을 수도 있습니다.
당신이 무례 할 때 당신은 단지 깨닫지 못할 수도 있습니다. 질문에 대한 사소한 의견이나 대답 인 것 같아서받는 사람에게 가혹하고 중대하게 들리는 것으로 나옵니다. 비판은 보장 될지도 모르지만 의사 소통은 단방향이기 때문에 타격을 약화시킬 수있는 용어로 프레임을 구성 할 수는 없습니다. 메시지의 끝에 이모티콘을 붙이면 트릭을하지 못합니다. 귀하의 이메일은 실제 비판이 제공 할 수있는 상황 별 단서없이 읽혀지고 있음을 기억하십시오. 잘못 배치 된 느낌표는 심지어 당신의 비판을 징벌 적으로 만들어 줄 수도 있습니다 ( "당신은 늦게 지났습니다 !!"대 "당신은 다시 늦었습니다").
직장의 개인간 역 동성에 대한 연구에 따르면 직장에서 부정적으로 상호 작용하는 감독자 또는 동료의 대상인 직원은 생산성이 떨어집니다. 스트레스 수준이 급격히 상승 할뿐만 아니라 누군가가 실수로 대우를하는 경우뿐만 아니라 현재의 작업에 정신적 인 자원을 투입 할 수있는 능력이 떨어집니다. 마찬가지로 콜센터의 고객 서비스 담당자는 전화 상대방이 모욕적 인 행동을하는 경우 성과가 떨어집니다.
이러한 배경을 염두에두고 Quinnipiac University의 심리학자 인 Gary Giumetti와 그의 동료 (2013)는 "감독자"로부터 전자 메일 메시지를받는 것이 비공식적이거나지지적일 경우 미치는 영향을 조사한 실험적 연구를 실시했습니다. 참가자들이 일련의 수학 과제를 완료하는 동안 이메일 메시지가 전달되었습니다.
비 시민 전자 메일의 예는 다음과 같습니다. "나는 당신의 능력에 자신감이 덜 할 수는 없지만 다음 번 세트는 어쨌든 있습니다."그리고 "천재 같은 다음 업무를 해보십시오."(풍자를 들려 줍니까?). 이들은 비관적이거나 조롱하는 기준에 부합합니다. 이와 반대로 지원 이메일은 "나는이 임무에 대한 귀하의 도움에 분명히 감사드립니다."라고 말했고, "나는 이러한 임무에 대한 귀하의 노력에 정말로 감사드립니다."라고 말했습니다. 이러한 진술은 직원의 기여가 가치 있다는 사실을 보여주는 직장에 대한 긍정적 인 감독 의견을 반영했습니다.
Giumetti와 팀은이 두 가지 조건 하에서 학부생 참가자의 생산성과 스트레스 수준을 측정했습니다. 비 시민 전자 메일을받는 참가자는 이메일이지지 적이었을 때보 다 정신적, 정서적, 사회적 에너지가 낮다고보고했습니다. 그들의 분위기는 부정적 일 가능성이 더 높았으며, 업무에 덜 열중하여 성과가 떨어졌습니다.
이 연구의 학생들이 더 높은 생리적 스트레스 수준을 나타내지는 않았지만 실제 상황에서 관리자로부터의 비공식 이메일 피드백에 지속적으로 노출되면 유해한 영향을 미칠 수 있습니다. 시간이 지남에 따라 비 시민 감독관에게 노출 된 직원은 특히 스트레스 관련 건강 문제를 경험하게됩니다.
이 학생들이받은 이메일은 비공식적 이었지만, 그들이 가졌던 것처럼 가혹하거나 무례하지 않았습니다. 또한 학생들은 일상 생활에서 감독자, 친구 및 가족들과 상호 작용할 때 우리가하는 방식대로 게임에 대한 관심이 없었습니다.
그러한 일상적인 상황을 외삽 해보면, 무례하고, 비 시민 적이거나 불건전 한 이메일 커뮤니케이션의 피해가 훨씬 더 심해질 수 있습니다. 자녀를 가리고있는 부모, 분노 또는 실망을 표현하는 배우자, 초대 또는 조언을 거부하는 친구는 수신자가 육체적으로 고갈되지 않는 경우 정신적으로 느끼게 할 수있는 전자 메일 통신의 몇 가지 예일뿐입니다.
당신은 어떻게 당신의 자신의 전자 우편 커뮤니케이션에서 의도하지 않게 무례하게되는 것을 피할 수 있습니까? 친구, 연인 또는 동료를 줄이거 나 얕잡아 보지 않는 이메일에 부정적인 느낌을 전하는 방법이 있습니까? 다음은 일상 생활에 적용 할 수있는 5 가지 의미입니다.
1. 피드백을 공유해야하는 사람들을 지원하기위한 첫 번째 단계는 비판을 지원으로 완충하는 용어 로 번역하는 것입니다. 교수로서 우리는 긍정적 인 것을 시작으로 "비판 샌드위치"를 사용하고 중립적이고 객관적인 방식으로 비평을 삽입합니다. ( "당신은이 논문에 많은 노력을 기울였습니다. 작업이 필요한 영역입니다. "), 긍정적 인 결론으로 끝납니다 ("다음 초안을 보길 고대합니다 "). 샌드위치 내부의 위와 아래에있는 두 개의 빵 조각을 지름길로 만들면 학생의 기분이 좋지 않을 뿐더러 더 많은 실수를 저지르게되거나 더 나 빠지게됩니다.
자신의 개인 및 전문 분야의 사람들에게 보내는 자신의 전자 우편에서 제공해야하는 비판 또는 실망과 동일한 접근 방식을 고려하십시오. 쉽게 소화 된 흰 빵 두 조각 사이의 비판을 샌드위치.
2. 작성한 이메일은 치명적인 전송 키를 누르기 전에 항상 공부할 시간을 가져야합니다 . 분명히 신속하고 신속하게 작성하는 것이 좋습니다. "4시에 너를 만나라"는 말은 거의하지 않아도된다. (단, "5"대신 쓰지 마라.) 보다주의 깊게 공부해야하는 이메일은 잠재적으로 잘못 해석 될 수있는 정보를 공유하는보다 섬세한 상황에 관련됩니다.
3. 상황이 끈적 거리면 이메일을 작성한 다음 보내주기 전에 초안으로 저장하는 것이 좋습니다 (특히 한밤중의 반쯤 잠 들어있는 미사용 인 경우). 수령인을 잘 모르는 경우 또는 고객 서비스 직원과 같이 전혀 모르는 사람에게 도움을 요청할 의사가있는 경우 언어가 정중하고 사려 깊은 지 확인하십시오. "고마워"또는 "고마워!"라고 말함으로써 끝나야합니다. 모든 비용으로 누군가의 얼굴을 비명을 지르는 것과 같은 이메일 인 ALL CAPS는 사용하지 마십시오.
4, 이메일을 작성한 후 공감을 사용 하십시오. 다른 사람으로부터받은 것처럼 전자 메일을 읽으십시오. 그것은 당신을 어떻게 느끼게할까요? 성가 시거나, 슬퍼하거나, 자기 비판적이십니까? 그렇다면 언어와 어조를 부드럽게 만들기 위해 이메일의 단어를 바꿔야합니다.
5, 말할 것도없이 , "모두 대답하는"옵션의 거룩한 공포를 조심하십시오. 그룹에서 온 이메일은 응답하기 전에 일시 중지하지 않으면 특히 위험합니다. 그러나 귀하의 이메일 제공 업체가 귀하를 위해 이메일 주소를 완성하는 자동 수정 기능으로 인해 어려움을 겪을 수도 있습니다. "Erik"은 개인적인 감정을 공유하고 싶은 사람이 될 수 있습니다. "에릭"은 당신이 거의 알지 못하고 당신의 메시지로 신비스럽게 여겨지는 동료 일 수도 있습니다.
이야기의 도덕은 간단 합니다. 종이에 인쇄 된 것을보고 부끄러워 할만한 이메일을 쓰지 마십시오. 당신은 사이버 공간에 글을 쓰고 있지만 그 메시지의 반대쪽에있는 사람이라는 것을 기억하십시오. 귀하의 이메일을 존중하고 존중하며 조심스럽게 작성하십시오. 귀하의 온라인 커뮤니케이션이 귀하를 잘 도와 줄 것입니다.
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Copyright Susan Krauss Whitbourne, Ph.D. 2013 년
참고:
Giumetti, GW, Hatfield, AL, Scisco, JL, Schroeder, AN, Muth, ER, & Kowalski, RM (2013) 무례한 이메일! 온라인 환경에서 무분별한 분위기와 기분, 에너지, 참여 및 실적에 대한 지원의 차이를 조사합니다. Journal of Occupational Health Psychology, 18 (3), 297-309. doi : 10.1037 / a0032851