CEO, 고위 임원 및 직원과 함께 일하면서 가장 큰 불만은 회의입니다. 구체적으로 말하면 시간 낭비입니다. 경기 침체로 직원 수는 감소했지만 회의 시간에 대한 요구는 변하지 않았습니다. 유명한 경제학자 인 존 케네스 갈브리스 (John Kenneth Galbraith)는 이렇게 말했습니다. "회의는 당신이 아무것도하고 싶지 않을 때 불가결합니다."
Industry Week에보고 된 설문 조사에서 2000 명의 관리자들은 회의에 소비 한 시간 중 최소 30 %가 시간 낭비라고 주장했습니다. 경영진에 대한 3M 회의 네트워크 조사에 따르면 사람들이 회의에 소비하는 시간의 25-50 %가 낭비됩니다. 로버트 하프 인터내셔널 (Robert Half International)의 한 부서 인 오피스 팀 (Office Team) 조사에 따르면 조사에 응한 고위 임원 중 45 %는 일주일에 최소한 하루 동안 회의를 금지하면 생산성이 높아질 것이라고 말했다.
SmartBrief 리더십에 기고 한 Mike Figliudo는 "정기 회의에서 얼마나 많은 시간을 보냅니 까?"라고 묻는 설문 조사를 실시했습니다. 결과에 큰 충격을 받았습니다. 응답자의 30 %는 반복되는 회의에서 30-75 %의 시간을 보내고 있습니다. 그는이 시간의 대부분이 돈 낭비라고 주장한다. Figliudo는 연간 250 일을 나누어 8 시간으로 나누어 회합에서 각 사람들의 총 연간 보상을 취함으로써 비용을 계산한다. 전형적인 상급 관리자 회사의 한 예를 사용하면 매월 2 시간 직원 회의가 회사에 연간 180K 달러의 비용을 부과하고있었습니다. Figliudo는 투자 가치가 생산성에 미치는 영향을 묻습니다.
그리고 뇌 연구는 우리에게 회의가없는 또 다른 이유를 제공 할 수 있습니다. 미네소타 대학의 심리학자 인 캐슬린 보스 (Kathleen Vohs)와 그녀의 동료 및 다른 신경 과학자들의 연구에 따르면 우리는 제한된 양의인지 기능이나 "실행"자원이라고 부르는 것을 나타냅니다. 한 명이 고갈되면 나쁜 결정이나 선택을합니다. 비즈니스 미팅은 참여자의 유한 한인지 자원의 고갈에 대해 거의 또는 전혀주의를 기울이지 않고 특히 커밋이 길면 사람들이 커밋하고 집중하고 결정을 내 리도록 요구합니다. 그렇다면 3 ~ 4 시간의 프로젝트 미팅은 비생산적입니다.
회의가 절대적으로 필요한 경우, 책임이있는 지도자는 회의를 효율적으로 관리하고 숙련 된 그룹 프로세스가되어야합니다. 내 경험에 의하면 대부분의 임원은 훈련을받지 않았습니다. 다음은 회의에 유용한 팁입니다.
1.해야 할 때까지 회의를 열지 마십시오. 반복되는 모임 방지
2. 회의의 결과와 목적에 대해 분명히하십시오.
3. 그룹 프로세스에 숙련 된 사람을 만납니 다.
4. 의도 된 결과를 포함하여 특정 의제를 미리 배포하십시오.
5. 정보를 배포하거나 업데이트 또는 낮은 수준의 관리를 위해 회의를 사용하지 마십시오. 전자 메일로 그렇게하십시오.
6. 사람들이 제한된 시간을 소중하게 여길 수 있도록 점심 식사 직전에 회의를 개최하십시오.
7. 의자 또는 테이블없이 가능한 한 스탠드 미팅을 사용하십시오.
8. 회의를 1 시간으로 제한합니다.
9. 발표 된 시간에 항상 회의를 시작하고 끝내십시오.
대부분의 연구에 따르면 회의는 실제로 비생산적 일 수 있으며 사람들은 자신을 좋아하지 않는다고합니다. 그들을 붙들어 야한다면 그들을 통제하십시오.
