누군가 회의가 너무 짧다는 불평을 들어 본 적이 있습니까? (어느 누구도 가지고 있지 않습니다.) 일이 끝나지 않은 채로 시간을 씹어 버리거나, 늦게 10 분 만에 떠돌아 다니는 낙오자들에 의해 회의에서 좌절되었습니다. 간결함과 생산성의 정신에서보다 효율적이고 효과적인 회의를위한 5 가지 간단한 단계가 있습니다.
1) 평상시처럼 의제에 두 배나 많은 시간을 투자하십시오. 일반적으로 회의를 괴롭히는 한 가지 문제는 명확하지 않은 목표입니다. 성취하고자하는 바가 정확히 무엇인지 확실하지 않은 경우 신속하게 성취되지 않을 것이라고 확신 할 수 있습니다. 회의 주최자로서 목표에 대해 명확하게 설명하는 것은 귀하의 책임입니다. 필요한 경우 다른 팀원과 상담하십시오. 프런트 엔드에서 약간의 추가 시간은 백 엔드에서 더 많은 시간을 절약 할 수 있습니다.
2) 평소처럼 참석자 목록에 두 배의 시간을 투자하십시오. 조심스럽게 자신에게 물어보십시오.이 사람들 모두가 정말로 참석해야합니까? 또는 그들 중 일부는 나중에 간단한 이메일 요약이나 빠른 전화를받을 수 있습니까? 예를 들어, 네 명의 존재가 필수적이지 않은 사람으로 30 분짜리 회의 목록을 줄일 수 있다면, 2 시간의 생산 시간이 쉽게 회사에 반환됩니다.
3) 원래 의도했던 시간의 절반 동안 회의를 계획하십시오. 회의는 아코디언과 같습니다. 할당 된 공간을 채우기 위해 자연스럽게 늘어납니다. 한 시간 동안 회의 일정을 잡을 경우 공정한 금액이 즐겁고 무작위적인 주제가 아닌 대화로 구성 되더라도 전체 시간을 걸릴 것입니다. 같은 회의를 30 분 동안 예약하면 모든 회의에서 더 엄격한시기에 필요한 것을 할 수 있습니다. 기업 세계에있을 때 나는 정기적으로 회의 시간을 절반으로 줄였으며 거의 실망하지 않았습니다. 1 시간에 2 시간의 미팅을, 30 분에 1 시간의 미팅을, 15시에 30 분의 미팅을 시도해보십시오. 내 강한 의구심은 잘 풀릴 것입니다.
4) 1 초 늦게 시작하지 마십시오. 너무 늦은 시간에 너무 많은 시간이 낭비됩니다. 특정인이 습관적으로 늦게 걸려서 전체 그룹에 대해 정기적으로 5 ~ 10 분을 낭비하는 것은 나에게 미친 짓이었습니다. 그리고 지키는 시간을 처벌했습니다. 간단한 해결책? 후발주를 기다리지 마십시오. 당신이 예정된 insant를 시작하십시오. 조만간 충분한 사람들이 아이디어를 얻을 것입니다 … 아무도 열띤 토론의 중간에 흩어져서 당혹스러워지는 것을 좋아하지 않습니다. 이 작업을 몇 번하면 즉각적인 평판을 얻게됩니다. 나는 엄청난 명성을 얻은 관리자가 많지만 (충분하지는 않지만) 그것을 존중한다고 생각했다.
5) 귀하의 비즈니스 요구에 적합한 경우 – 스탠드 미팅을 고려하십시오. 스탠드 미팅이 더 효율적일 수 있다는 사실을 보여주는 흥미로운 조사가 실제로 있습니다. 한 연구에서, 서 있던 그룹은 결정의 질을 잃지 않고 앉아있는 사람들보다 결정을 내리는 데 약 1/3의 시간이 걸렸습니다. 논리적 인 이유로 스탠드 – 업 회의가 항상 실용적이지는 않지만 고려해 볼 가치가 있습니다.
마지막 생각 -이 분석은 항상 1 번에 선행해야합니다.) 자신에게 물어 보는 것입니다. 우리는 실제로 회의가 필요합니까? 다른 방법이있을 수 있습니다 – 몇 번의 전화 통화, 비공식적 인 개인적인 대화 2 건, 팀 메모, 회의 같은 결과를 얻을 수 있습니까? 당연히 충분한 회의가 필요할 때가 많지만, 그 질문을하는 분야를 강요하는 것은 결코 상처가되지 않습니다.
회의록 주최자와 참석자 목록 최적화와 같은 제안 사항 중 일부는 회의 주최자가 프런트 엔드에 추가 시간을 할애 해야 한다는 것을 알고 있지만 조직 수학이 확실하다고 확신합니다.
회의에서 절약 된 시간 = 생산적인 시간은 회사로 돌아 갔고 … 프런트 엔드에서 보낸 시간은 백엔드에서 많은 시간을 소비하는 것보다 더 낫습니다.
이 기사는 Forbes.com에서 처음 나타났습니다.
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빅터 (Victor)는 유형 B 관리자 (Type B Manager)의 저자입니다. 유형 A 세계에서 성공을 거두었습니다 (Prentice Hall Press).
Howling Wolf Management Training의 이름이 무엇인지 알아보십시오.
