이메일이 너무 많습니까? 성공적인 전자 메일 관리를위한 7 가지 팁
매일 수십에서 수백 개의 이메일을 받습니까? 메시지를 읽고 답장하는 데 전문 시간의 양이 너무 많이 걸린 것처럼 보입니까? 당신은 당신이 되돌릴 수있는 가열되거나 엉뚱한 이메일을 보낸 적이 있습니까? 다음은 나의 책에서 발췌 한 시간 절약 및 생산성 향상에 도움이되는 7 가지 전자 메일 관리 팁입니다. (제목을 클릭하십시오) "직장에서의 자신감 넘치는 커뮤니케이션 기술". 이러한 모든 제안이 귀하의 특정 상황에 적용되는 것은 아닙니다. 단순히 사용할 수있는 아이디어를 가지고 나머지는 남겨 두십시오.
1. 전자 메일에 응답하기 위해 정기적으로 매일 시간을 정하십시오.
직장에서 가장 많은 시간과 생산성을 소모하는 작업 중 하나는 하루 종일 들어오는 개별 이메일에 응답하는 것입니다. 일반적으로 전자 메일로 작업하지 않는 한 이메일에 소요되는 시간은 근무 시간의 25 %를 초과해서는 안됩니다. 매일 특정 기간에만 이메일 응답에 대한 정기적 인 연대를 수립하십시오. 이는 귀하가 시작한 중요한 이메일과는 별도로 언제든지 작성할 수 있습니다. 사장 또는 고객으로부터 중요한 이메일을 받았을 때와 같이 예외가있을 수 있습니다. 그러나 대부분의 경우 시간 프레임을 고수해야 작업 효율이 높아집니다.
2. 이메일에 우선 순위를 매기고 가장 중요한 질문에 답하십시오.
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지정된 이메일 시간 동안 수신 전자 메일의 우선 순위를 "대답 : 대답해야합니다.", "B : 대답해야합니다"또는 "C : 대답 할 수 있습니다."라고 대답하십시오. 모든 "A"와 일부 "B" 에스. "C"를 건너 뜁니다. 시간 관리의 가장 중요한 규칙 중 하나는 긴급한 것과 중요한 것을 분리하는 것입니다. 이메일에 우선 순위를 매기고 가장 중요한 메시지에만 응답함으로써 생산성을 극적으로 높일 수 있습니다.
3. 전자 메일에 개별적으로 응답하지 않고 일괄 적으로 응답하십시오.
동료 나 팀에서 매일 여러 개의 전자 메일을받는 경우 단 하나의 응답으로 응답하십시오. 하나의 메시지는 최근의 모든 서신에 대한 답장을 요약합니다. 일단이 연습을 시작하면 동료 중 일부가 귀하의 예를 따르는 경우 놀라지 말고 전체적인 이메일 트래픽을 줄입니다.
4. 동료가 특정 시간대에만 전자 메일에 응답한다는 것을 알립니다.
이 팁은 특정 상황에서 적절할 수도 적절하지 않을 수도 있지만 고려해 볼 가치가 있습니다. 즉각적인 이메일 답장을 정기적으로 기대하는 동료에게 메시지 응답 일정이 정해져 있음을 알리십시오. 일부 동료는 짧은 이메일 스트림을 보내고 대화 또는 문자 메시지처럼 답장을 보내주기를 원합니다. 다른 사람들은 상세한 요청으로 이메일을 보내고 즉시 응답 할 것을 기대합니다. 두 가지 행동 모두 당신의 시간을 무시한 행동입니다. 시간 관리 담당자는 다음과 같이 말합니다. "당신의 계획이 불량한 것이 우리 편에서의 비상 사태가 아닙니다."당신은 당신의 시간을 책임지고 있습니다. 이메일 일정에 충실하고 동료에게 존중하도록 가르치십시오.
5. "보내기"를 클릭하기 전에 가장 중요한 메시지를 저장하고 검토하십시오.
우리의 글은 우리의 전문 브랜드의 중요한 측면입니다. 여러 가지 맞춤법, 문법 및 기타 글쓰기 실수가 포함 된 메시지는 저자가 부주의하거나 충동 적이거나 단순히 가난한 작가라는 인식을 유발할 수 있습니다. 전문적인 존중과 발전을 원할 경우 작성하려는 인상이 아닙니다. 중요한 이메일을 보내기 전에 그것을 저장하고 몇 분 동안 다른 작업을 한 다음 돌아와서 증거를 읽으십시오. 당신은 당신이 발견 한 실수에 놀라고 안심할 수 있습니다.
6. 각 업무 관련 이메일을 잠재적 인 공개 정보로 취급하십시오.
회사 이메일을 통해 보내고받는 메시지는 고용주의 재산입니다. 그들은 감시되거나, 기각 될 수 있으며, 경우에 따라 징계 조치 또는 법적 조치를 뒷받침하는 증거로 사용될 수 있습니다. 미국 관리 협회 (American Management Association)와 ePolicy Institute에 대한 공동 조사에서 세 회사 중 두 회사가 웹 사용을 감시한다고합니다. 또한 귀하의 동료는 귀하의 허락없이 귀하의 "기밀"이메일을 다른 사람들에게 보여 주거나 전달할 수 있습니다.
귀하의 회사 이메일에 화가 나거나, 말로 공격하거나, 자연스럽고, 유머러스하게 공격하는 메시지를 쓰지 마십시오. 가장 중요한 것은 알 권한이없는 사람들에게 기밀 또는 민감한 회사 정보 유출을 피하십시오. 보내려는 이메일이 문제가 될 가능성이 있다고 생각되면 '삭제'를 클릭하는 것이 좋습니다. 인스턴트 메시지 및 회사 자산을 통한 소셜 네트워킹 활동에도 동일하게 적용됩니다.
어려운 동료 및 관리자를 다루는 방법에 대한 자세한 내용은 내 책 (제목을 클릭하십시오) : "효과적인 의사 소통 및 어려운 사람들을 다루는 방법"을 참조하십시오.
7. 전자 메일 서명의 일부로 브랜딩 선언문을 고려하십시오.
보내시는 각 업무 이메일의 서명 부분에는 전문적인 비전이나 가치를 나타내는 짧은 성명을 포함하는 스마트 브랜딩이 있습니다. 그들은 귀하가 수신자에게 누구인지를 개별화하고 귀하의 제품이나 서비스를 상기시키는 역할을합니다. 일부 전문가는 개인화 된 로고도 포함합니다. 다음은 두 가지 예입니다.
Molly Prichard, 성장과 모험 회사
"배움은 결코 마음을 다 써 버리지 않습니다."- 레오나르도 다빈치
Marie Louise Diaz, 저자 및 블로거
비범 한 용기를 가진 평범한 여성의 이야기를 나눕니다.
결론적으로 업무용 전자 메일이 쇄도 할 경우 전자 메일을 제어하거나 제어 할 수 있습니다. 기민한 전문가가 전자 메일을 현명하게 관리하므로 결과적으로 품질과 업무량이 모두 향상됩니다. 그것은 리더십 성공의 한 측면입니다.
전문적인 성공에 대한 자세한 내용 은 내 책을 참조하십시오. (제목을 클릭하십시오) :
"직장에서의 자신감있는 커뮤니케이션"
"여성 전문가를위한 자신감있는 커뮤니케이션"
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