"제 이메일에 대한 나의 문제가 있습니다."Jane *, 내 변호사의 한 친구는 최근에 "내 이메일을 빠르게 확인하겠다는 Outlook을 열었지만 그 안에 링크가있는 이메일을 읽고 링크를 따라 간 다음 나는 몇 시간 동안 인터넷에서 길을 잃었다. "
제인은 "내 직업은 전자 메일에 관한 것"이라고 말하면서 "어떻게 구부리지 않게 할 수 있습니까?"
최근 필자의 이메일 오버랩 대처법에서는 하루 중 예정된 시간에 이메일을 일괄 처리하는 것이 각 이메일을 읽을 때보 다 더 낫다고 제안했습니다.
처음에는 제인과 같은 대부분의 변호사와 내가 아는 다른 많은 사람들이 이메일을 항상 보냈던 것처럼 느꼈습니다. 그러나 그것에 대해 생각한 후에, 그녀는 아무도 눈치 채지 못할 것이라고 인정했다. 하루 종일 긴 시간 동안 이메일을 사용하는 것은 자신을 다른 사람보다 사려 깊은 일을하도록 자유롭게하는 좋은 방법 일 것입니다.
그러나 Jane은 이메일을 효율적으로 사용하는 방법이 필요했습니다. 다음 프로세스를 실험 해본 결과, 이메일 교환에있어 생산성과 의미 및 효율성을 유지하는 데 도움이되는 몇 가지 규칙과 일반적인 도구와 함께 공유하고 싶습니다. 처음이 작업을 수행 할 때 많은 정리 작업이 필요하기 때문에 몇 시간이 걸릴 수 있습니다. 그러나 초기 작업 후에는 신속하게 이동할 수 있습니다. 일반적으로 나는 오전, 중순, 오후에 이메일로 30 분을 예약합니다. 다음은 그 시간을 사용하는 방법입니다.
1. 보내기 : 나는 타이머를 시작하고 내가 보내려고했던 이메일을 쓰는 것으로 시작합니다. 여기에는 종종 회의 후속 조치, 감사 노트, 질문 및 일정 및 기타 요청이 포함됩니다. 나는 먼저이 일을하므로, 누군가 내게 즉시 돌아 오면 나는 30 분 동안의 이메일 기간 동안 응답 할 수있는 시간을 갖게된다.
2. 삭제 : 다음으로,받은 편지함의 이메일에있는 "제목"과 "보낸 사람"줄을 빠르게 훑어보고 마케팅 이메일과 비인간적 인 폭발을 포함하여 독서 시간 낭비하고 싶지 않은 것을 즉시 삭제합니다. 요청하지 않았습니다. 이 단계는 몇 초 걸리지 만 이메일 대량을 크게 줄입니다.
3. 응답 : "감사합니다"를 쓰는 것을 의미한다고해도 직접 내게 오는 모든 이메일에 답장하기 위해 최선을 다합니다. 이메일을 통해 먼저 답할 메일을 선택하기 때문에 가장 최근의 내 길 아래로. 이 시점에서 나는 전자 우편에있는 어떤 연결든지 클릭하지 않으며 나는 긴 기사를 읽지 않는다; 나는 아래의 5 단계를 위해 그것을 저장한다.
4. 파일 : 일단 전자 메일을 열면받은 편지함에 남겨 두지 않습니다. 나는 내가받은 편지함에 이메일을 남겨 두었을 때 이메일을 열 때마다 반복적으로 다시 읽었으며 매번 처리하는 방법을 결정하기 위해 더 많은 시간을 낭비 할 것이라고 생각했다. 그래서 나는 그것을 삭제하거나 언젠가는 읽기, 언젠가, 여행, 클라이언트 관련 설정을 한 다른 폴더로 옮깁니다. 이메일을 보낼 때마다 내받은 편지함을 비우는 것이 목표입니다.
5. 읽기 및 후속 조치 : 타이머가 꺼지기 전에 나는 비받은 편지함 폴더를 살펴보고, 뉴스 레터를 읽고, 링크를 클릭하고, "대기중인"파일의 전자 메일을 추적합니다.
End : 내 카운트 다운 타이머가 울리면 이메일 프로그램을 종료합니다. 완료되면 다음 예약 된 세션까지 내 전자 메일 (모든 장치에서)으로 돌아 가지 않습니다.
이 과정을 거치면서 전자 메일을 사용하여 부정적인 의견을 제시하려고하지 않으며 전자 메일을 통한 부정적인 피드백에 거의 응답하지 않습니다. 이메일은 거래 대화 (어디에서 점심을 먹어야합니까?), 정보 공유 (여기에 파일, 내가 만나는 사람이 있습니다.) 또는 감사의 표시를위한 훌륭한 도구입니다 (그 모임에서 강력하게 말했을 때 나는 지원 – 감사합니다). 다른 것을 위해, 당신은 얼굴을 마주하는 사람에게 전화하거나 이야기하는 것이 더 낫습니다. 나는 또한 2 ~ 3 번 이상 뭔가에 대해 이메일을주고받는 사람과 결코 앞뒤로 다니지 않는 것이 최선이다. 그것이 그렇게 멀리 간다면, 그것은 일반적으로 전화를 데리러 더 좋은 생각입니다.
필자가 사용하는 몇 가지 평범한 도구가 있는데 전자 메일을 빨리 옮기는 데 도움이되는 것으로 나타났습니다.
서명 : 대부분의 이메일 프로그램에는 전자 메일 하단에 표시 할 수있는 여러 서명을 만들 수있는 기능이 있습니다. 내가받는 공통 전자 메일에 대한 응답으로 사용하는 여러 서명을 사용자 지정했습니다. 예를 들어, 회사에 가입하고, 책을 검토하고, 필자가 작성한 것에 대해 감사 인사를하고 싶어하는 사람들에게 미리 답장을 보내고 있습니다. 보낸 사람을 기준으로 이메일을 사용자 정의하는 경우가 많지만, 내 대답은 이미 기록되어 있습니다.
규칙 : 대부분의 이메일 프로그램에는 특정 기준에 맞는 이메일을 다른 폴더로 자동 전송할 수있는 규칙도 있습니다. 예를 들어 필자가 작성한 새 기사에 사람들을 연결하는 주간 전자 메일을 보내면 여러 개의 "부재 중"응답이 수신됩니다. 제목 줄에 "부재 중"이 포함 된 이메일을 직접 휴지통에 보내는 규칙을 설정했습니다. 그런 식으로 처리하는 데 시간을 낭비 할 필요가 없습니다.
타이머 : 30 분 내에 머무르는 것이 필수적입니다. 타이머를 사용하지 않았을 때 계속 그냥 쉬는 것이 너무 쉬웠습니다.
내게 제인과 같다면 이메일에 시간과 생산성을 낭비 할만한 능력이 있다는 것을 알게되면이 프로세스를 시험해보고 문제가 해결 될 때까지 사용자 정의하십시오. 약간의 구조만으로도 유용한 도구 인 전자 메일 간의 유일한 차이 일 수 있습니다. . . 낭비적인.
* 이름 변경됨
Harvard Business Review에 처음 게시 됨