회의에서 시간 낭비하는 것을 멈추는 방법
딜버트 (Dilbert) 만화에서 사무실 사장은 그의 비서 인 캐롤 (Carol)에게 회의 예약을 요청합니다. 그녀는 회의의 주제가 무엇인지 물었을 때 '우리 전략과 목표 사이의 차이를 없애기 위해 6 시그마를 린 방식으로 통합 할 계획이다.'라고 대답했다. 옆으로 한 눈에 그다지 신경 쓰지 않고 캐롤은 '시간 낭비'라고 말할 것입니다.
TED 연사 인 데이비드 그레이디 (David Grady)와 제이슨 프라이드 (Jason Fried)에 따르면 평범한 경영진은 한 달에 62 회의 회의에 참석하지만이 중 1/3 이상은 불필요하거나 시간 낭비로 간주됩니다. 경영진이 회의에서 40-50 %의 시간을 소비한다는 것을 감안할 때, 이는 1 년에 2 개월 이상을 낭비한다는 것을 의미합니다. Grady and Fried는 계속해서 가난한 회의에 대한 법안이 미국에서만 연간 370 억 달러라고 말합니다. 나쁜 모임은 시간과 돈을 훔칩니다.
조사에 따르면 평균적으로 조직의 총 시간 중 15 %가 회의에 소비되며이 수치는 매년 증가하고 있습니다. 하버드 비즈니스 리뷰 (Harvard Business Review)에 실린 한 연구는 직원들의 아웃룩 일정을 분석하여 대기업에서 주간 간부 회의를 지원하는 데 소요 된 시간을 추정했습니다. 한시간에 무려 30 만 시간이 팀 회의의 하위 단계를 고려하여 단일 회의를 지원하는 데 소비되었다고 결론지었습니다. 놀랍게도이 수치에는 회의 시간 만 포함되어 추가 준비가 제외되었습니다. 추세를 어떻게 되돌릴 수 있습니까?
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'Let 's have have meeting'이라는 단어로 시작하겠습니다. 그들은 무죄처럼 보일지 모르지만, 아마도 더 많은 문제를 일으키고 직장에서 다른 어떤 문장보다 더 많은 시간을 낭비 할 것입니다. 회의가 필요한지 여부를 묻는 대신 정상적인 응답은 '좋은 생각입니다. 우리는 언제 그것을 원하고 누가 초대해야합니까? '
막연한 의도 ( '만나자')와 광범위한 주제 (예 : '프로젝트 검토')가 설정되고 일기가 열리고 날짜와 이름이 제안되었으므로 누군가 '우리가 1 시간 동안 붙일까요?'라고 말합니다. 캘린더 초대장이 발송됩니다. 회의가 마침내 열리면 흥미롭고 놀라운 일이 발생합니다. 정확히 한 시간 동안 지속됩니다. 거대한 스폰지처럼 대화가 확장되어 할당 된 시간을 채우기 때문입니다. 이 장면은 매우 정상적이며 매일 여러 번 제정되어 분노의 깜박임을 유발하지만 간혹 사실상 범죄입니다. 회의 문화를 변화 시키려면 초대장을 보내기 전에 세 가지 질문을해야합니다.
- 회의의 목적은 무엇입니까? 이것은 그것을 가지고있는 이유를 분명히합니다.
- 의도 한 결과는 무엇입니까? 이것은 당신이 떠나고 싶은 것을 대답합니다.
- 누구 회의 야? 이것은 누가 그것에 대해 책임이 있는지 알려줍니다.
이것은 모호한 의도로 앞으로 나아갈 생각과는 완전히 다른 생각의 틀입니다. 최고의 지도자와 관리자는 자신이 저지른 결과에서 뒤로 일하는 과정을 따릅니다. 예를 들어 Dave Brailsford 경은 지난 5 년 동안 Tour de France에서 3 명의 우승자를 배출 한 Team Sky를 이끌고 있습니다. Brailsford가 그의 역할을 다음과 같이 설명하는 것은 놀라운 일이 아닙니다.
"저의 임무는 우승을 시도하고, 노란색 저지로 연단에있는 누군가를 그린다면, 챔프 엘리제 (Champs Elysée)에서 그곳에서 일할 가능성이 가장 높습니다."
먼저 목적과 결과에 대해 명확하게 알게 한 다음 어떻게해야하는지 파악하십시오. 모든 프로젝트와 관련하여이 접근법을 연습 할 수 있으며 회의를 위해이 방법을 시작하는 것이 좋습니다. 잠시 후 그것은 삶의 방식이됩니다.
시간을 반으로 줄이고 가치를 두 배로하십시오.
회의 비용을 사람들에게 상기시키기 위해 회의의 실시간 가격을 계산하는 택시 계량 시스템의 변형이 개발되었습니다. 직원의 연봉을 챙기고 회의 참석자에게 도착 시간을 알려 주시고 모든 사람들이 볼 수 있도록 구석에 미터기가 진드기가되게하십시오. 그러한 길이를 유지하지 않고도 회의에 소비하는 시간을 절반으로 줄이고 가치를 두 배로 늘릴 수 있습니다. 다음은 질문 할 수있는 7 가지 질문입니다.
- 회의의 목적과 결과가 명확합니까? 이러한 정의가 잘 정의되지 않은 경우 모임 일정을 예약하지 마십시오. 초대 목록에있는 경우 추가 정보를 요청하거나 초대를 거절하십시오.
- 누구 회의 야? 이것을 알면 회의가 우위에있게됩니다. 지명 된 사람이 없다면 대화가 아닌 대화가 될 것입니다.
- 사람들이 요청받은 준비를 마쳤습니까? 그렇지 않은 경우 다음 의제 항목으로 이동하거나 회의를 중지하십시오. 이렇게하면 사람들이 준비하는 문화를 창조하게됩니다.
- 모든 사람들이 여기 있어야합니다. 대답이 '아니오'이면 회의를 직접 나가거나 다른 사람들이 떠나도록 허용하십시오. 이런 식으로 스태킹을 방해하는 문화를 개발하게됩니다. 게다가, 큰 생각은 일반적으로 영리한 사람들의 작은 그룹에서 나온다.
- 할당 된 시간이 필요한가요? 캘린더가 이렇게 설정되어 있기 때문에 시간 단위로 회의를 계획하지 마십시오. 그들을 더 짧게 계획하거나 일찍 끝내고 사람들에게 시간을 돌려주십시오.
- 직접 만나야합니까, 아니면 대화를 원격으로 처리 할 수 있습니까? 대면 회의가 항상 바람직하지만 사람들이 1 시간 회의로 반나절간 여행하는 경우에는 그렇지 않습니다. 회의 통화 또는 화상 회의를 예약하십시오.
- 우리가 회의를 어떻게할지에 대한 합의가 있었습니까? 사람들이 회의에서 또는 회의에서 분명히 이해할 수 있도록 설정하십시오. 이것은 초를 소요하고 큰 강의가 필요하지 않습니다. 나의 첫 번째 요청은 사람들이 장치를 멀리 놓는 것입니다. 그들이 전화를 걸려면 다른 곳에있는 것이 더 낫습니다.
이 단계를 따르면 미팅 측정기는 계속 똑딱 거리지만 회의 횟수는 줄어들고 대화의 질도 높아집니다. 그렇게함으로써, 미국 작가이자 경제학자 토마스 소웰 (Thomas Sowell)의 말을 무시할 수 있습니다. 토웰 소웰 (Thomas Sowell)은 회의를 즐기는 사람들은 아무 것도 책임 져서는 안된다고 말했습니다.
저의 책은 Blamestorming입니다 : 왜 Watkins가 출판 한, 왜 대화가 잘못되어 어떻게 고칠 수 있습니까?
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참고 문헌
David Grady와 Jason Fried, '나쁜 회의의 경제적 영향', TED 토크, 2014 년 11 월 17 일, ideas.ted.com/.com/economic-impact-of-bad-meetings.
Michael C Mankins, '이 주간 회의는 30 만 시간을 1 년 동안했습니다', 하버드 비즈니스 리뷰, 2014 년 4 월 29 일.
로렌스 토빈, '2014 년 투르 드 프랑스 출신의 브래들리 위긴스', Independent, 2014 년 6 월 27 일
